Wenn Sie jetzt nicht mit der Archivierung Ihrer steuerrelevanten Daten beginnen, müssen Sie bei der nächsten Prüfung bereits mit einer Geldstrafe, dem sogen. Verzögerungsgeld, rechnen!

Was ist zu beachten?
Es sind derart viele Themen zu beachten, dass wir nur ein paar aufführen können, um Ihr Interesse zu wecken. Den Rest müssen Sie dringend durch ein Projekt, bei dem Sie unser Partner gerne unterstützt, klären.

Unter anderem ist zu beachten, dass Sie:

den Zugriff auf Ihre steuerrelevanten Daten und die Datenträgerüberlassung (auch Altsysteme) für die Dauer der Aufbewahrungsfrist sicherstellen müssen! den Zugriff auf Ihre steuerrelevanten Daten begrenzen , denn es besteht kein Verwertungsverbot! Das bedeutet konkret, dass alles, was Sie dem Prüfer geben, von diesem auch verwertet werden darf – das gilt auch beim Zugriff auf die eMail-Archive. Können Sie also nicht sicherstellen, dass Sie dem Prüfer nur die geforderten und steuerlich relevanten Daten überlassen können, prüft er alles was Sie ihm geben! Sie haben kein Recht auf die Einbehaltung von Daten, wenn Sie auf diese den Zugriff nicht sperren können! eine Verfahrensdokumentation erstellen, die den Umgang mit steuerrelevanten Daten beschreibt (ACHTUNG umfangreich)! Können Sie diese bei einer Prüfung nicht vorlegen wird der Prüfer in seinem Prüfbericht vermerken (gegen den Sie keinen Einspruch erheben können), dass die Buchführung formell nicht ordnungsgemäß ist. Das kann zu Zeiten von Basel II fatale Auswirkung auf Ihr Geschäft und die Erlangung von Krediten haben! eingescannte Dokumente ebenfalls dem Prüfer elektronisch zur Verfügung stellen müssen, wobei das Thema „Maschinelle Auswertbarkeit“ zu beachten ist! HINWEIS: Haben Sie aus einer Exceltabelle ein PDF erzeugt, reicht es nicht, nur das PDF aufzuheben. Sie benötigen zwar das PDF um die Unveränderbarkeit des Dokuments u. U. nachweisen zu können, müssen aber auch die ursprüngliche Exceltabelle aufbewahren, damit der Prüfer dieser elektronisch auswerten kann! Derartige Vorschriften gibt es einige und sind penibel zu beachten! sich vorbereiten auf die Verschärfung der GoBS durch die Neuerungen in der GoBIT, die aktuell in der Vorbereitung ist und auch Themen wie SMS und VoiceMails zukünftig mit betrachten können / werden?! Ihre Mitarbeiter zu dem Thema schnellstens sensibilisieren und sicherstellen, dass über die zukünftig zu archivierenden eMails keine privaten Nachrichten mehr versandt werden.

Was bedeutet das für die Unternehmen konkret?
Sie müssen dringend dafür Sorge tragen, dass alle steuerlich relevanten Daten archiviert werden und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist digital zugreifbar sind. Das gilt für alle steuerrelevanten Unterlagen, so z. B. auch eMails, die gem. ihrem Inhalt einem Handelsbrief entsprechen. Also alle eMails, die die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben.

Es reicht nicht mehr, diese lediglich in ausgedruckter Form vorzuhalten, bzw. dem Prüfer zugänglich zu machen! Gleiches gilt auch für die Zeiterfassung, Webshops, EDI-Daten, und viele andere mehr.

Was kann NEXIO für Sie tun?
Zum einen können wir den Kontakt zu den wenigen Spezialisten in Deutschland herstellen, die Sie steuerrechtlich unter Berücksichtigung der IT beraten können und zum anderen können wir Ihnen die notwendigen IT-Systeme preiswert und zentral in unserem RZ zur Verfügung stellen, die Sie bei der Erfüllung der GDPdU unterstützen.

Welche Lösungen gibt es?
Wir unterstützen Sie kompetent mit unserer leistungsstarken eMail-Archivierungslösung, DMS-Lösungen, SAP-Archivlösungen, generellen Speicherplatz für Langzeitarchive, Migration Ihrer alten SAP-Systeme und Bereitstellung dieser für Zugriffe von Prüfern, zentrale und hochsichere Zugriffe auf Ihre Archivsysteme in unserem Hause und die sichere Aufbewahrung Ihrer Daten an zwei voneinander getrennten Standorten und vieles mehr.

Was sind die nächsten Schritte?
Nehmen Sie Kontakt zu uns auf! Handeln Sie jetzt, sonst erleben Sie womöglich einen Albtraum bei der nächsten Betriebsprüfung der sich definitiv vermeiden lässt!

Sie erreichen uns telefonisch unter 06131-90799-60 oder per eMail unter vertrieb@nexio.de. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und darauf, Sie beraten zu dürfen.

Informationsseite des Bundesministeriums der Finanzen

Hilfreiche Informationen zur GDPdU von Wikipedia

Interessanter Artikel des Forums für Elektronische Steuerprüfung