Wenn Sie jetzt nicht mit der Archivierung Ihrer steuerrelevanten Daten beginnen, müssen Sie bei der nächsten Prüfung bereits mit einer Geldstrafe, dem sogen. Verzögerungsgeld, rechnen!

Zu dem Thema „Digitale Betriebsprüfung – Ende der Schonzeit“ besuchte der Geschäftsführer der NEXIO Business Consulting GmbH, der außerdem auch handlungsbevollmächtigter Direktor der NEXIO Operational IT-Service GmbH ist, Herr Lars Rohnstock, am Freitag dem 15.01.2010 eine Veranstaltung der Sybo AG im Kaisersaal der Commerzbank AG in Frankfurt am Main.

Mitgebracht hat er wertvolle Informationen für die Kunden der beiden von ihm vertretenen Gesellschaften sowie einige wichtige und umgehend umzusetzende Sofortmaßnahmen.

Auf den Punkt gebracht bedeutet das Ende der Schonzeit, dass sich kein Geschäftsführer mehr aus seiner Verantwortung rausreden kann und mit einer Geldstrafe, dem sogen. Verzögerungsgeld von 2.500 Euro bis 250.000 Euro, belegt werden kann, wenn er den Anforderungen gem. GDPdU an sein Unternehmen nicht nachkommt, bzw. nachgekommen ist.

Seit 2002 haben Unternehmen die GDPdU zu beachten, was auch eine massive Auswirkung auf die IT der Unternehmen hat. Da in der Praxis bis dato häufig nicht die digitalen Unterlagen geprüft wurden und Unternehmen lediglich die GoBS (die es schon seit 1995 gibt) beachtet haben, kommen nun interessante Zeiten auf all diese Unternehmen zu.

Alleine die Frage nach dem Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation im Umgang mit steuerlich relevanten Unterlagen können ca. 95,5 % aller Unternehmer der KMU bis heute nicht positiv beantworten.

Informieren Sie sich jetzt über unsere Leistungen und wie wir Ihnen bei der Erfüllung der Anforderungen gem. GDPdU an Ihr Unternehmen helfen können…

Gedanken von Herrn Rohnstock:
Es war beeindruckend zu sehen, mit welcher Präzision und Geschwindigkeit die elektronisch vorgehaltenen und dem Prüfer zur Verfügung gestellten Daten auf mögliche Unregelmäßigkeiten überprüft werden konnten. Zigtausende von Datensätzen in wenigen Sekunden analysiert und simple Feststellungen getroffen in Form eines Reports am Bildschirm ausgeworfen, aus denen ein Prüfer mehr machen kann!

Die Grenzen zerbröckeln!

So können Bewirtungsdaten mit Wetterdaten in Bruchteilen von Sekunden abgeglichen werden, Geburtsdaten mit Bewirtungsbelegen, Querverweise zwischen Rechnungssteller und Mitarbeiter, Minusbestände im Kassenbuch und Lücken in den Rechnungsnummern auf Plausibilität geprüft werden und vieles andere mehr…

Es ist deshalb wichtiger denn je die Relevanz von Daten im Unternehmen zu bewerten und Daten geschickt voneinander zu trennen, damit man nicht in die Verlegenheit kommt sich gläserner zu machen als es vom Prüfer verlangt wird!

Denn es gibt kein Verwertungsverbot für Prüfer!

Alles was sie einem Prüfer geben, darf er und wird er auch prüfen, wie uns glaubhaft versichert wurde!

Die IT ist Fluch und Segen zugleich, bietet sie doch die Möglichkeit für Prüfer heute in Sekundenschnelle Tausende von Buchungen auf Sinnigkeit zu prüfen, aber auch den Unternehmen sich gekonnt abzugrenzen und sogar umfangreich Kosten zu sparen.

Denn Sie dürfen z. B. Dokumente digitalisieren (wobei natürlich genaue Vorgaben zu beachten sind), in DMS-Systeme transferieren und danach die Originale vernichten. Bei Kosten von ca. 5.000 Euro für einen Quadratmeter Archiv am Potsdamer Platz in Berlin, sind das schon Summen, die ins Gewicht fallen.

Wo führt das hin? Werden wir in Zukunft auch Nachrichten die wir als Sprachnachricht auf unserem Telefon im Büro oder dem Handy erhalten haben, bzw. sogar Auftragsbestätigungen via SMS digital archivieren müssen? Sicherlich wird dies kommen, da ansonsten der eine oder andere gewiefte Geschäftsmann auf die Idee kommen könnte zukünftig nur noch Aufträge via SMS anzunehmen oder zu versenden… Wie sieht es in Zukunft mit Videokonferenzen aus, in den ein Geschäft besprochen oder sogar abgeschlossen wird – mitschneiden und 10 bzw. mehr Jahre aufbewahren?

Es werden spannende Zeiten auf uns zukommen! Stellen wir uns gemeinsam den Herausforderungen – wir sind bereit und als Ihr Partner bestens gewappnet!

Sie erreichen uns telefonisch unter 06131-90799-60 oder per eMail unter vertrieb@nexio.de. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und darauf, Sie beraten zu dürfen.

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